Mag ik bonnetjes digitaal bewaren?

Ja, dat mag. Als u een papieren bonnetje of factuur inscant of er een foto maakt, heet dat conversie. De Belastingdienst staat dit toe, maar er zijn wel regels. Het idee is dat de digitale versie net zo goed moet zijn als het originele papier.

Wat zijn de regels?

• Alles moet zichtbaar zijn. Op de scan of foto moet de hele bon duidelijk leesbaar zijn: datum, bedrag, btw en de naam van de leverancier.

• Niets veranderen. De digitale versie moet exact hetzelfde zijn als het papier. U mag er niets aan aanpassen.

• Goed bewaren. U moet de digitale bon minimaal 7 jaar bewaren (en voor sommige zaken, zoals een pand, 10 jaar). Het bestand moet veilig opgeslagen zijn en niet verloren kunnen gaan.

• Snel terugvinden. Als de Belastingdienst controleert, moet u de bon binnen korte tijd kunnen laten zien. Dat betekent dat uw bestanden overzichtelijk bewaard moeten zijn.

Praktisch voorbeeld

U koopt materialen bij de bouwmarkt en krijgt een papieren bon. U maakt met uw telefoon direct een scherpe foto en slaat die op in uw boekhoudapp. Het bedrag, de btw en de datum zijn goed leesbaar. Vanaf dat moment mag u het papieren bonnetje weggooien, want de digitale versie is voldoende bewijs voor uw administratie.

Wat betekent dit voor u?

U hoeft dus geen dozen met bonnetjes meer te bewaren. Een goede scan of foto is voldoende, zolang die maar compleet en leesbaar blijft. Bij Digitview gebruiken we een app waarmee u bonnetjes makkelijk fotografeert en automatisch veilig bewaart. Zo voldoet u zonder moeite aan de regels.