Wat als een klant mijn factuur niet betaalt?

Iedere zzp’er maakt het wel eens mee: een factuur die maar niet betaald wordt. Dat is frustrerend, maar er zijn duidelijke regels waar u gebruik van kunt maken.

Stap 1: Vriendelijke herinnering

Begin altijd vriendelijk. Soms is de klant de factuur gewoon vergeten. Stuur een herinnering met het factuurnummer, bedrag en een nieuwe termijn (bijvoorbeeld 7 dagen).

Stap 2: Aanmaning

Betaalt de klant nog steeds niet? Dan stuurt u een aanmaning. Hierin meldt u dat u wettelijke rente en incassokosten in rekening gaat brengen als er niet binnen de gestelde termijn betaald wordt.

Wettelijke rente

De wettelijke rente wordt altijd per jaar vastgesteld. In 2025 is dat 12,68% per jaar voor bedrijven. Dat betekent:

• 12,68% / 365 dagen = ongeveer 0,035% rente per dag.

• 0,035% van een factuur van €500 = €0,175 per dag.

• Als de klant 30 dagen te laat betaalt: 30 × €0,175 = €5,25 rente.

Zo ziet u precies hoe de rente wordt berekend. Het gaat dus niet om honderden euro’s bij kleine bedragen, maar wel om een extra drukmiddel om sneller betaald te krijgen.

Incassokosten

De incassokosten zijn wettelijk vastgelegd en hangen af van de hoogte van de factuur.

• 15% over de eerste €2.500 (minimaal €40)

• 10% over de volgende €2.500

• 5% over de volgende €5.000

Voorbeeld

U stuurt een factuur van €1.000 met een betaaltermijn van 14 dagen. Na 45 dagen is er nog steeds niet betaald.

1. Herinnering verstuurd, maar geen reactie.

2. Aanmaning verstuurd: u rekent rente en incassokosten. Wettelijke rente bij 30 dagen te laat: €10,50 rente. Incassokosten: 15% van €1.000 = €150.

3. De klant moet nu betalen: €1.160,50.

Stap 3: Incassobureau inschakelen

Blijft betaling uit? Dan schakelt u een incassobureau of deurwaarder in.

• Een incassobureau stuurt namens u brieven en belt de klant op. Vaak werken ze op basis van “no cure, no pay”. De kosten worden meestal op de klant verhaald.

• Een deurwaarder kan meer: die mag beslag leggen of naar de rechter stappen.

Gemiddelde kosten voor u als ondernemer: vaak niets vooraf, maar een percentage van het geïnde bedrag gaat naar het bureau als het lukt.

Conclusie

Een onbetaalde factuur is vervelend, maar u heeft duidelijke rechten. Begin vriendelijk, maar wees daarna duidelijk: u mag rente en incassokosten rekenen. Als dat niet helpt, kan een incassobureau of deurwaarder u helpen het geld alsnog te innen. Wilt u zeker weten dat u een sterke factuurprocedure heeft? Bij Digitview denken we graag met u mee.