Zakelijke kilometers registreren: zo houdt u het sluitend bij

Als zzp’er kunt u zakelijke kilometers aftrekken met de kilometervergoeding (€0,23 per km in 2025). Maar de Belastingdienst stelt één duidelijke voorwaarde: u moet kunnen aantonen hoeveel zakelijke kilometers u gereden heeft. Dat doet u met een sluitende kilometerregistratie.

Wat is een sluitende registratie?

Een sluitende registratie betekent dat u alle ritten noteert, zodat precies duidelijk is hoeveel u zakelijk en privé heeft gereden. De Belastingdienst moet dit kunnen controleren.

Per rit noteert u:

• Datum van de rit

• Begin- en eindstand van de kilometerteller

• Vertrekadres en bestemming

• Het doel van de rit (bijvoorbeeld klantbezoek of inkoop materialen)

• Of de rit zakelijk of privé was

Hoe kunt u dit bijhouden?

U kunt dit op verschillende manieren doen:

• Handmatig: in een schrift, Excel of Word-document.

• Apps: er zijn apps die automatisch uw ritten registreren via GPS.

• Boekhoudprogramma’s: vaak kunt u daarin eenvoudig een overzicht bewaren.

Bij Digitview zijn we fan van de oplossingen van TrackJack. Hun systemen registreren automatisch uw ritten en maken rapportages die direct voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Zo hoeft u zelf niets meer handmatig bij te houden.

Voorbeeld

Stel: u rijdt naar een klant in Utrecht. U noteert (of TrackJack registreert dit automatisch):

• Datum: 3 maart 2025

• Beginstand: 25.340 km / Eindstand: 25.390 km

• Van: Amsterdam, kantoor → Naar: Utrecht, klantbezoek

• Doel: Bespreking offerte

• Totaal: 50 zakelijke kilometers

Deze 50 km × €0,23 = €11,50 mag u aftrekken van uw winst.

Conclusie

Een goede kilometerregistratie zorgt ervoor dat u zonder problemen gebruik kunt maken van de aftrek van €0,23 per zakelijke kilometer. Het geeft overzicht en voorkomt discussies met de Belastingdienst. Met een systeem zoals TrackJack heeft u dit volledig geautomatiseerd en altijd sluitend. Twijfelt u welke methode het beste bij u past? Neem gerust contact met ons op, wij adviseren u graag.